Was muss die HR Abteilung zum Nachweisgesetz wissen?

 Nachweisgesetz (NachwG) und Betriebliche Altersvorsorge (bAV)

 Was ist das Nachweisgesetz (NachwG)?

Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber in Deutschland, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich zu dokumentieren. Dies dient dazu, Transparenz und Rechtssicherheit für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – zu gewährleisten. Ein wichtiger Aspekt, der unter das NachwG fällt, ist die betriebliche Altersvorsorge (bAV).

 Bedeutung des NachwG für die bAV:

Die betriebliche Altersvorsorge ist ein zentrales Element der sozialen Absicherung von Arbeitnehmern. Arbeitgeber, die eine bAV anbieten, sind daher verpflichtet, die relevanten Informationen und Bedingungen dieser Versorgung schriftlich festzuhalten und den Arbeitnehmern zugänglich zu machen. Dies umfasst insbesondere:

- Art der bAV: 

Beschreibung des gewählten Durchführungswegs (z.B. Direktzusage, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse, Direktversicherung).

- Leistungsversprechen: Detaillierte Angaben zu den zugesagten Leistungen, wie Höhe der Rente, Beginn der Rentenzahlung und mögliche Anpassungen.

- Finanzierung: Informationen über die Finanzierung der bAV, einschließlich der Beiträge des Arbeitgebers und gegebenenfalls des Arbeitnehmers.

- Rechtsansprüche: Klarstellung der Rechtsansprüche der Arbeitnehmer auf die zugesagten Leistungen, einschließlich der Bedingungen für den Erwerb unverfallbarer Anwartschaften.

 Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen zur bAV den Arbeitnehmern schriftlich mitgeteilt werden. Dies kann im Arbeitsvertrag selbst oder in einer separaten Versorgungsordnung geschehen. 

Die Dokumentation muss die folgenden Punkte umfassen

1. Beginn und Ende der Beitragszahlung:  Klarstellung, ab wann und bis wann Beiträge zur bAV geleistet werden.
2. Unverfallbarkeit: Bedingungen, unter denen die Anwartschaften auf bAV-Leistungen unverfallbar werden.
3. Insolvenzschutz: Informationen über den Schutz der bAV-Anwartschaften im Falle einer Insolvenz des Arbeitgebers, insbesondere durch den Pensions-Sicherungs-Verein (PSV).

 Vorteile für die HR-Abteilung

Für die HR-Abteilung bietet das NachwG klare Richtlinien zur Dokumentation und Kommunikation der bAV. Dies hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und rechtliche Sicherheit zu schaffen. Zudem fördert die transparente Kommunikation das Vertrauen der Mitarbeiter in die Altersvorsorgeleistungen des Unternehmens und kann als attraktiver Faktor im Employer Branding genutzt werden.

Compliance und Best Practices

Um den Anforderungen des NachwG gerecht zu werden, sollten HR-Abteilungen folgende Best Practices berücksichtigen:

• Regelmäßige Überprüfung der Dokumentation: 
• Sicherstellen, dass alle schriftlichen Nachweise zur bAV aktuell und vollständig sind.
• Schulung der HR-Mitarbeiter: 

Schulungen zu den gesetzlichen Anforderungen und deren Umsetzung im Unternehmen durchführen.
 

Transparente Kommunikation

Regelmäßige und klare Kommunikation der bAV-Bedingungen an die Mitarbeiter, beispielsweise durch Informationsveranstaltungen oder spezielle Intranetseiten.

 Fazit

Das Nachweisgesetz stellt sicher, dass Arbeitnehmer umfassend und transparent über die Bedingungen ihrer betrieblichen Altersvorsorge informiert werden. Für HR-Abteilungen bedeutet dies eine wichtige Aufgabe, die sorgfältig und gewissenhaft umgesetzt werden muss. Durch klare und vollständige Nachweise können Unternehmen das Vertrauen ihrer Mitarbeiter stärken und rechtliche Risiken minimieren.

Haben Sie Fragen zur Umsetzung des Nachweisgesetzes in Ihrem Unternehmen?

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